Procedure

Het is de rechtbank die beslist dat de kinderen enkel op neutraal terrein één van hun ouders mogen ontmoeten onwille van een conflict tussen drechtbanke ex-partners. Er wordt enkel schriftelijk via de raadsleden gecommuniceerd. De ouders worden afzonderlijk uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Als de leeftijd het toelaat, kan het kind kennismaken met de begeleider, maar ook met de omgeving waar de contacten plaatsvinden.

Het dossier bevat een intakeformulier, een verslag van het kennismakingsgesprek en de toestemming voor een schriftelijk verslag aan de rechtbank. Ook ondertekenen beide ouders het huisreglement.

Er wordt een evaluatieverslag opgemaakt, in samenspraak met de betrokken begeleider en de coördinator. Dit evaluatieverslag wordt 15 dagen voor de zitting aan de beide raadsleden en de rechter overgemaakt.

Deze inhoudelijke verslaggeving maakt Het Huis anders dan alle andere neutrale bezoekruimtes die in de gerechtelijke arrondissementen werden ingericht. Een Vlaams decreet van 1997 over het algemene welzijnswerk verplicht eenieder binnen dat kader tot geheimhouding. Daardoor kunnen de bezoekruimtes die worden gesubsidieerd geen inhoudelijk verslag van de ontmoeting maken voor de rechters die de gezinnen doorverwezen hebben, wat het voor hen moeilijk maakt om gegronde vervolgbeslissingen te nemen. Omdat Het Huis uit het circuit van het gesubsidieerde welzijnswerk is gestapt en met initiatiefneemster Rita Hey over een bemiddelaarster en een door de rechtbank van eerste aanleg erkende deskundige in het omgangsrecht beschikt, kan daar wel worden gerapporteerd hoe de ontmoetingen verlopen. “Kinderen hebben veel fantasie”, preciseert Rita Hey. “Ze vertellen soms met overtuiging wat de ene of andere partij in het conflict precies wil horen. Maar ze hebben ook een eigen verhaal. Je moet tijd uittrekken om dat te beluisteren. Wij observeren geduldig de opeenvolgende ontmoetingen en met verschillende observatoren maken we een eindverslag”.

Verloop

Kinderen komen in Het Huis in opdracht van een rechtbank. Voor het opstarten van de bezoeken hebben beide partijen en de kinderen een verkennend gesprek. De genoteerde gegevens zijn vertrouwelijk. De coördinator bepaalt de aandachtspunten die van toepassing zijn voor de begeleider bij het bezoek.

Het bezoek begint zodra de zorghouder aanbelt. De begeleidende vrijwilliger ontvangt het kind en de zorgouder. Op dat moment kan er informatie doorgegeven worden ivm het kind. Het is vooral belangrijk dat het kind zich welkom voelt.

Na het vertrek van de zorgouder wordt het kind verder in de bezoekruimte ontvangen. Daar is speelgoed voorzien voor alle leeftijden. Door met het kind te spelen, in afwachting van de bezoekouder, creëert de begeleider een vertrouwensband.

De begeleider en het kind kunnen de bezoekende ouder samen ontvangen (na 15 minuten).

De begeleider neemt vanaf hier de rol van observator op en blijft in de bezoekruimte. Afhankelijk van de briefing houdt de begeleider rekening met een aantal richtlijnen. De begeleider kan en mag het bezoek ondersteunen, door de activiteit te sturen.

Op het einde van de bezoektijd neemt het kind samen met de begeleider afscheid van de bezoekouder.

Tijdens het overgangsmoment kunnen het kind en de begeleider het voorbije contact evalueren. Dit kan doordat er een vertrouwensband tussen hen is.

Als het bezoek is afgelopen, maakt de begeleider een inhoudelijk verslag. Het is van belang dat de gegevens in eer en geweten worden genoteerd omdat deze later gebruikt worden in het evaluatieverslag.

Deskundigen

Kinderen blijven voor altijd verbonden met hun biologische ouders, stellen zich hierdoor uiterst loyaal op en voelen zich verantwoordelijk. Zelfs bij extreme mishandeling blijkt het behoud van contact belangrijk. Tijdens de bezoekmomenten worden we dan ook vaak geconfronteerd met de innerlijke loyaliteitsconflicten van het kind ten opzichte van beide ouders. De betrokkenheid van een ervaringsdeskundige is voor vele ouders een belangrijk element in het accepteren van het bezoekrecht in Het Huis. De aanwezigheid van de ervaringsdeskundige bij het bezoek is een essentiële meerwaarde in het proces van de bezoekregeling.

De vrijwilligers hebben een vormingscursus gevolgd.

Sommige medewerkers hebben een diploma van pedagogie, othopedagogie, jurist, deskundige omgangsrecht en bemiddelaar.

Reglement

De neutrale bezoekruimte van Het Huis vzw werd opgezet vanuit de gemeenschappelijke betrokkenheid voor het welzijn van kinderen en de onvervangbare plaats hierin van beide ouders, gebeurlijk ook van pleeg-/grootouders.

Het Huis vzw vertrekt vanuit de zorg voor de kinderen, die de ouderlijke inbreng van beide ouders in hun opvoeding nodig hebben. Dit draagt bij tot de harmonische ontwikkeling van het kind en laat beide ouders en/of grootouders hun rol opnemen. We noemen hierna alle betrokkenen ‘ouders’ en maken onderscheid tussen de bezoekouder en de zorgouder.

Gezien haar opdracht vanuit de rechtbanken  is Het Huis verplicht elke communicatie met de cliënten uitsluitend en schriftelijk via de raadslieden te voeren.

Het Huis is een objectieve waarnemer, bemiddelt niet in conflicten tussen ouders en garandeert prioritair de integriteit en de veiligheid van de kinderen. Vanuit de bezorgdheid om het kind en vanuit het respect voor alle betrokkenen, dient het volgende huisreglement gerespecteerd te worden.

  1. Beide ouders komen, na afspraak, afzonderlijk op kennismakingsgesprek.
  2. De zorgouder komt ook samen met de kinderen kennismaken met de medewerkers in Het Huis.
  3. De zorgouder zet zich in om de kinderen voor te bereiden en te ondersteunen teneinde het contact met de bezoekouder optimaal te laten verlopen.
  4. De bezoeken worden begeleid door een verantwoordelijke samen met minstens één medewerker.
  5. De kinderen worden vijftien minuten voor het eigenlijke bezoekuur gebracht door de zorgouder. Ze worden terug opgehaald vijftien minuten na het aflopen van de bezoektijd.
  6. De ouders komen stipt op het afgesproken uur. De bezoekouder verlaat tevens de bezoekruimte op het afgesproken einduur.
  7. De ouders  verblijven , zowel voor als na het bezoek, niet in de nabije omgeving.
  8. De ouders worden in Het Huis niet vergezeld van familieleden,  vrienden, kennissen of anderen tijdens het brengen of afhalen van de kinderen, tenzij vooraf uitdrukkelijk afgesproken met alle betrokkenen.
  9. Indien de bezoekouder bij de voorziene aanvang van het bezoek niet aanwezig is, wordt maximum vijftien minuten gewacht alvorens de zorgouder te contacteren met de vraag de kinderen terug op te halen.
  10. Het Huis kan niet verantwoordelijk gesteld worden wanneer het bezoek om welke reden dan ook niet plaatsvindt. Het Huis engageert zich met grote zorgvuldigheid om de afspraken aan de ouders en/of hun raadslieden ter kennis te brengen.
  11. Het gebruik van alle draagbare communicatie- en multimediatoestellen (vb: GSM, iPod, iPad, tablet, mp3, laptop, gameboy, e.d.) zijn niet toegestaan tijdens de bezoeken.
  12. De ruimtes en tuin  kunnen vrij gebruikt worden door de bezoekouder en de kinderen. De bezoekouder verbindt er zich toe alle gebruikte speelgoed, samen met de kinderen, op te ruimen , op dezelfde plaats terug te leggen en alle ruimtes netjes achter te laten.
  13. De kinderen keren terug naar de zorgouder zoals zij aangekomen zijn, zonder enige wijziging in uiterlijk en kledij. Het is de bezoekouder niet toegelaten om verzorgingsmiddelen of medicijnen toe te dienen aan de kinderen tijdens het bezoek. Mocht dit noodzakelijk zijn voor de gezondheid van de kinderen dan gebeurt dit uitsluitend door de medewerkers van Het Huis op expliciete aanvraag van de zorgouder.
  14. Bij ziekte, overmacht of vakantie  wordt Het Huis tijdig verwittigd. De hieruit voortvloeiende afwezigheid wordt gestaafd met een medisch attest of een ander bewijsmiddel.
  15. De omgangstaal is Nederlands, Frans of Engels ongeacht de eigen moedertaal. Communicatie in een andere taal wordt niet toegestaan. Indien noodzakelijk kan de aanwezigheid van een tolk worden aangevraagd. De hiermee gepaard gaande kosten zijn ten laste van de bezoekouder.
  16. De bezoekouder geeft geen geschenken aan de kinderen. Een uitzondering op die regel kan gemaakt worden voor verjaardagen, Sinterklaas en Kerstmis. In die gevallen zal het bewuste geschenk bewaard worden in een speciale doos met de naam van de kinderen erop vermeld, zodat dit tijdens de volgende bezoeken terug kan worden gebruikt. Voor geen enkele andere gelegenheid worden geschenken aanvaard.
  17. Er worden geen foto’s genomen door de bezoekouder. Er kan aan de medewerkers van Het Huis een afgewerkte foto gevraagd worden. Het is verboden deze foto’s op Facebook of andere sociale media te plaatsen.
  18. Er wordt een tussentijds evaluatierapport gemaakt en bij het afsluiten van een dossier wordt er steeds een eindverslag gemaakt. Deze worden opgestuurd naar de betreffende Rechtbank/Hof en naar de raadslieden.
  19. Vóór het opstarten van de bezoeken ontvangt iedere ouder een kostennota van 85 € (vanaf 1 april 2017) op het persoonlijk adres. Dit bedrag omvat een waarborg van 50 €, die niet onderhevig is aan indexschommelingen en nominaal wordt verrekend bij de eindafrekening. De overige 35 € wordt als éénmalige dossierkost aangewend. De waarborg dient gestort te worden voor de aanvang van de bezoeken.
  20. Tijdens de bezoekmomenten in Het Huis-Antwerpen worden er video-opnames gemaakt die, indien wenselijk, ter ondersteuning van de contacten kunnen worden gebruikt.
  21. Elke ouder verbindt er zich toe de trimestriële kostennota’s uiterlijk op de vervaldag te vereffenen.

De aangerekende onkosten worden gedetailleerd als volgt:

-                         15 € voor de zorgouder per bezoek

-                         20 € voor de bezoekouder per bezoek

-                         3   € voor alcoholtest, voor de bezoekouder indien vereist

Volgende kosten worden voor de helft door beide ouders gedragen:

-                         4 € per brief,

-                         8 € per aangetekende zending,

-                         5 € per buitenbezoek,

-                         50 € per evaluatieverslag.

Indien dit huisreglement niet wordt nageleefd, kan Het Huis eenzijdig beslissen om de bezoekregeling

stop te zetten en het dossier terug te verwijzen naar de rechtbank.

Dit huisreglement is opgesteld te Antwerpen/Brugge in 2 exemplaren. Elke ouder erkent één ondertekend exemplaar te hebben ontvangen en verklaart zich akkoord met de inhoud ervan door ondertekening van pagina 3/3 van onderhavig huisreglement.  De ouders zijn contractueel verbonden en bij betwisting is de Vrederechter van Antwerpen/Brugge bevoegd hierover uitspraak te doen.

Privacybeleid

De website www.hethuis.be (hierna: de “Website”) wordt aangeboden door:

Het Huis vzw., (in de tekst genoemd “Wij” en “Ons”)
Wittestraat 116
2020 – Antwerpen
België

E-mail: info@hethuis.be
Telefoon: +32 3 216 17 17
Aarzel niet om ons te contacteren indien je privacy-gerelateerde vragen zou hebben. Wij beloven u een spoedig antwoord!

1. Waarom deze privacyverklaring?

Iedere persoon die samenwerkt met Het Huis vzw (hierna de “Client/Contactpersoon”, stelt bepaalde persoonsgegevens ter beschikking. Deze persoonsgegevens vormen informatie die ons toestaat jou te identificeren als natuurlijke persoon. Je bent identificeerbaar van zodra het mogelijk is om een direct of indirect verband te creëren tussen een of meer gegevens en jou als natuurlijke persoon.

We gebruiken en verwerken enkel jouw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de Privacywet en andere relevante wetsbepalingen. Iedere verwijzing in deze Privacyverklaring naar de ‘Privacywet’ betreft een verwijzing naar de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Iedere verwijzing naar de Verordening is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR of AVG).

Via deze Privacyverklaring wordt iedere “Client/Contactpersoon”, op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die Het Huis kan doen met zijn persoonsgegevens. Het Huis vzw behoudt het recht om deze Privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zal U duidelijk gemeld worden.

2. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke

Het Huis vzw is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

3. Op welke juridische basis worden mijn data verwerkt?

In overeenstemming met de Privacywet en de Verordening, verwerken wij persoonlijke gegevens op basis van volgende juridische gronden:

* Op basis van de uitvoering van het Huishoudelijk reglement en verklaringen zoals overeengekomen met de “Client/Contactpersoon”.

* Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen, met betrekking tot het beheer van de contractuele relatie, in het bijzonder de facturatie;

* Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming voor het versturen van briefwisseling aan de respectievelijke partijen. (advocaten, rechtbanken)

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Het Huis vzw verbindt zich ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

* Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres);

* Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);

* Persoonlijke gegevens van de cliënten en hun kinderen(geslacht, leeftijd, geboortedatum, nationaliteit). Deze gegevens worden verzameld wanneer je je aanmeldt.

5. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt?

Het Huis verzamelt jouw persoonsgegevens om iedere “Client/Contactpersoon” een veilige, optimale en persoonlijke gebruikerservaring te bieden.

De “Client/Contactpersoon” verschaft steeds zelf de persoonsgegevens en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde gegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt Het Huis zich het recht voor deze in het dossier aan te passen.

6. Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonlijke gegevens worden uitsluitend verwerkt voor intern gebruik binnen Het Huis.

Jou persoonlijke gegevens zullen niet verkocht worden, doorgegeven worden of gecommuniceerd worden aan derde partijen.

7. Hoelang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Jouw gegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de in artikel 5 vooropgestelde doelen na te streven. Dossiers worden na de opstart van de bezoeken bij Het Huis vijf jaar (5) in het archief bewaard. Deze periode wordt automatisch verlengd indien bezoeken langer lopen dan de voorziene vijf jaar.

8. Wat zijn jouw rechten?

8.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

Jouw persoonlijke gegevens worden steeds verwerkt voor legitieme doeleinden, zoals uiteengezet in artikel 5. Zij worden verzameld en verwerkt op een gepaste, relevante en proportionele wijze, en worden na de opstart van de bezoeken 5 jaar in het archief opgeslagen.

8.2 Recht op inzage

Indien je jouw identiteit als cliënt-ouder kan bewijzen, verkrijg je het recht om informatie te verwerven over het verwerken van uitsluitend jouw gegevens. Aldus heb je het recht inzage te krijgen in de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens.

8.3 Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Het is vooreerst de verantwoordelijkheid van Het Huis om de nodige aanpassingen door te voeren aan je dossier. Men kan zich ook tot ons richten met een verzoek tot wijziging.

8.4 Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, in volgende gevallen:

* Jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor het vooropgestelde doel.(cfr artikel 7)

* Jouw gegevens worden op onrechtmatige wijze verwerkt.

* Jouw gegevens dienen verwijderd te worden op basis van een wettelijke verplichting.

Het verwijderen van gegevens is voornamelijk gerelateerd aan zichtbaarheid; het is mogelijk dat de verwijderde gegevens tijdelijk opgeslagen blijven noodzakelijk voor het Huis vzw om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

9. Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, dien je een geschreven verzoek en bewijs van identiteit via aangetekende brief te sturen aan Het Huis naar het adres bovenaan dit document of via e-mail aan info@hethuis.be Wij zullen zo snel mogelijk antwoorden, uiterlijk één (1) maand na het ontvangen van jouw verzoek.

10. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien je niet akkoord gaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens door Het Huis vzw, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: https://www.privacycommission.be/).